Capitulo V

 

Conceptos contables básicos

 

Son varios los conceptos cuyo manejo tiene una gran importancia en la contabilidad. Permanentemente aparecen en la vida económica y es muy conveniente saber su tratamiento contable . Veamos

 

Ingresos: Los ingresos, o las ventas, que son una cuenta del PyG, se registran en el periodo en que se realizan. Tan pronto se efectúa la transacción, se registra el ingreso; así los recursos no hayan ingresado a los bancos o a la caja del establecimiento

 

Costos:  Los Costos, que también son unas cuentas del PyG,  son de dos categorías .

a)Los que se relacionan directamente con la mercancía y el servicio vendido. Estos se convierten en Gasto cuando el producto se vende o el servicio se presta. Acordémonos del símil con el combustible para los vehículos que son un costo cuando se adquiere y  a medida que se van consumiendo se convierten en gasto.

 

b)Aquellos costos que no tiene esa relación especifica. Se convierten en Gasto cuando se considera que han beneficiado el negocio.

 

Cuentas por Cobrar (Ctas x C.)

En el proceso contable, las ventas  generan cuentas por cobrar y, cuando entran los recursos, estas generan aumento en el capital.

 

Contracuenta

Se trata de una cuenta que se utiliza para registrar deducciones al valor de otra cuenta. P.ejm para la s Cuentas por cobrar  existen la contra cuenta denominada Provisiones  que es la partida que el empresario considera incobrable. también llamada Provisión para cuentas malas. Del total de cuentas por cobrar que se registran en un ejercicio contable, un porcentaje de ellas jamás podrán ser cobradas por múltiples razones: porque el deudor tuvo una quiebra, porque desapareció, etc. El valor de estas cuentas no cobrables debe ser registrado en una contracuenta que tiene como fin disminuir el valor de las Cuentas por cobrar en la cuantía que se considera incobrable y que recibe el nombre de Provisiones

 

La cantidad que se aumenta a la Provisión para deudas malas durante el periodo contable, se muestra en el PyG como Gastos por cuentas incobrables o como Perdida por cuentas incobrables y en el PyG puede figurar como:

 

Gastos de Operación que van después de la Utilidad Bruta

Deducciones de las Ventas Brutas, significando que son Ventas que nunca se tradujeron en Ingreso

 O, finalmente como Gastos no operativos

 

Gastos versus (vrs) perdidas

 

Gastos son aquellos que se originan en beneficio de un periodo contable. Son también Costos en que se incurre para obtener ingresos

 

Perdida . Gasto que no representa ningún beneficio. Se muestran en la parte de los gastos que no son de Operación. Si la perdida es importante se carga directamente a la Utilidad acumulada

 

Tratamiento de algunas cuentas

 

Es de gran importancia conocer el tratamiento contable que reciben las principales cuentas de los estados financieros. Y los criterios que se manejan para su mejor interpretación. Tenemos así:

1 Todo  Activo fijo se registra en los libros inicialmente al Costo de adquisición, por el valor de la factura. El registro se llama Capitalizar el activo. Cuando se habla de  Costo del activo significa que este se encuentra instalado y listo para funcionar, luego incluye comisiones, honorarios, gastos notariales, transporte, instalación etc.

Algunas partidas no se capitalizan para reducir el pago de impuestos.

 

El Activo que una vez capitalizado tiene un costo inusualmente alto se contabiliza por el precio que un activo igual tiene en el mercado. El resto ira a una cuenta de superávit (ver superávit mas adelante)

 

  Si el activo adquirido tiene un costo mas bajo que el de mercado se utiliza el principio de “valor igual al costo” La diferencia se acredita a una cuenta de superávit

 

 Mantenimiento Labor para mantener el Activo en buenas condiciones de operación . Los gastos de reparación y mantenimiento corresponden al periodo en que ocurren y no deben acumularse al valor del bien.

 

La mejora: Da diferentes características al activo. P. Ej. Incorporación de accesorios, Incrementa el costo del activo.

 

 Reacondicionamiento, Utilización de repuestos nuevos. Puede capitalizarse o tratarse como gasto, depende del criterio que se utilice.

 

 Depreciación Proceso gradual mediante el cual el Costo de un activo fijo se convierte en gasto. Quiere decir esto que los activos como maquinarias y equipos  van perdiendo valor con el paso de los años hasta que supuestamente tienen un valor  ínfimo. Podemos entonces considerar que un bien servirá un numero dado de años , que pueden ser cinco o diez, etc.; y que al cabo de ese numero de años tendrá en valor muy pequeño igual a un porcentaje de lo que costo adquirirlo. Todos estos aspectos de la depreciación tiene un nombre por el cual son conocidos, así

 

Valor de adquisición del bien: Valor inicial (VI)

Valor acumulado de la depreciación anualmente: depreciación propiamente dicha (D)

Años que prestara servicio el bien: vida útil (VU)

Valor del bien al cabo de su vida útil: valor de salvamento (S)

Valor anual de depreciación: depreciacion anual (DA)

 

 

De aquí se desprenden las siguientes interrelaciones

VI – D = S

VI =D + S

 

  Contablemente se define la depreciación como un gasto  porque todos los efectos y todos los servicio que consume un negocio durante el periodo son Gastos. Es muy importante tener en cuenta que la depreciación no representa dinero en efectivo ni ningún otro activo tangible. Con excepción  de los terrenos que no se deprecian, todos los demás activos fijos ( maquinarias y equipos ) se deprecian en la forma como autoriza la ley colombiana.

 

Determinación del gasto por depreciación en un periodo. 

Los elementos necesarios para calcular anualmente el valor  de la depreciación de un activo fijo son los que se enumeraron atrás.

 

Métodos de Depreciación

 

Son varios los métodos para depreciar un bien, entre otros:

 

Método de  línea recta: Carga fracciones del costo total de adquisición en cada uno de los años de vida estimada. Es decir, se considera que todos los años el activo pierde una porción igual de su valor.

 

Método  acelerado Los cargos por depreciación son mayores en el primer periodo y van disminuyendo en cada uno de los siguientes. Por este metodo el mayor valor de depreciación se da en el primer año y el menor valor en el ultimo. Son varias las formas de establecer un metodo acelerado; una de ellas es el sistema denominado años/dígitos cuya metodología implica sumar los años de vida útil del activo fijo, así : si la vida útil es de 10 años  la suma será 10+9+8+7+6+5+4+3+2+1 = 55. Posteriormente se establece la tasa de depreciación o  porcentaje que representa cada año frente al total de años (10/55, 9/55, 8/55, 7/55, 6/55, 5/55, 4/55, 3/55, 2/55, 1/55 ). Aplicando esta tasa se calcula el valor de la depreciación anual y el valor en libros del activo

 

Vamos a hacer un ejemplo de depreciación por cada metodo de un equipo ( activo fijo) cuyo costo de adquisición fue de $1200, que le asignamos una vida útil de 10 años y un valor de salvamento de $200.

 

 

 

 

 

 Depreciación es finalmente un proceso de distribución no de avalúo. El valor neto en libros del activo fijo es la parte del costo original que aun no se ha cargado a gastos.

 

Contabilización de la depreciación

 

Primer año el balance mostrara

 

                    Maquinaria y equipo.....................1000

                    Menos: dep. acumulada................  100

                       Neto...........................................  900

 

Segundo año el balance mostrara

 

                   Maquinaria y equipo....................1000

                   Menos : dep.acumulada...............   200

                       Neto.........................................   800

 

Y así hasta el décimo año

 

 

Reconstrucción total se carga a depreciación acumulada en vez de a gastos de mantenimiento porque a) Alarga la vida útil del activo b)Cancela una parte de la depreciación acumulada

 

Agotamiento o depleción. Precio de convertir a gastos activos que son recursos naturales (bosques, carbón petróleo). Se usa el metodo de unidad de producción. P.ej.

 

Costo de un pozo de petróleo.............................U$ 500.000

Contenido estimado........................................... 1millon de barriles

Coeficiente de agotamiento............................... U$ 0.50 por barril

producción anual  ..............................................80mil barriles

Agotamiento o depleción.................................. U$40 mil (Coeficiente  X  Prod. Anual)

 

Plusvalía  Es el incremento al valor del bien. No representa un ingreso realizado. El costo agregado para sostener el crecimiento puede ser agregado al valor del activoLo anterior guarda relación con el principio de que el aumento de valores reconoce dentro de la contabilidad solamente cuando se registra el ingreso, mientras que los costos se  registran  cuando se presentan

 

Activos intangibles de larga vida. Es el costos de organizar un negocio e incluye patentes, marcas de fabrica, créditos mercantiles. Sus costos se transforman en gastos  en un numero determinado de periodos contables. La cancelación periódica se llame Amortización.

 

Publicidad  Esta cuenta no se capitaliza como los demás activos, aunque beneficia el futuro mas que el periodo actual.

 

 

Las acciones.

 La acción representa una fracción de la participación del propietario de un negocio. Al tener acciones en un negocio se tiene una porción de la propiedad. Si alguien tiene el 50% de las acciones de una empresa , es por lo tanto el dueño del 50% de la empresa. Las sociedades que tienen su capital representado en acciones son  llamadas Sociedades anónimas. también hay  otras clases de sociedades pero su estudio se escapa al objetivo de este texto.

 

Las acciones pueden ser :

             De capital

             De Tesorería

 

 

Acciones de capital.

 

Según sus privilegios pueden ser

 

Preferentes. Que tienen privilegio en la distribución de dividendos o en la distribución de activos cuando se liquida la empresa.

Ordinarias . No tienen privilegios de ninguna clase.

 

Según su vida pueden ser

 

Acciones Nominales. Ese valor consta en la escritura de constitución de la empresa. Cuando se constituye una empresa , en la escritura se dice con que capital contara, y en cuantas acciones estará representado; así, por ejemplo se dirá que la Empresa XYZ Ltda tendrá un capital de $1.000.000.oo, el cual es llamado Capital suscrito,  que estará repartido en  cincuenta mil acciones de $20.oo cada una. Estos $20.oo por acción  son el valor nominal. Pero puede suceder que  la empresa solamente ha logrado vender 40.000 acciones  que l e han representado un ingreso de capital de $800.000 (40.000 X 20). Estos $800.000.oo se denominan Capital suscrito y pagado o simplemente Capital pagado

Las acciones nominales figuran en la contabilidad a un precio fijo por acción. En nuestro ejemplo será al precio de $ 20.oo cada una durante la vida de la empresa .

 

 

Según su valor, pueden ser

 

Valor de mercado de la acción.  Es el valor determinado por el publico que esta dispuesto a comprar la acción. Supongamos que uno de los socios  vende  10 de sus acciones a razón de $ 21.oo cada una , entonces diremos que el valor de mercado de las acciones de XYZ Ltda es de $21.oo cada una.

 

Valor intrínseco. Llamado también Valor en libros de la acción.  Este valor de la acción es determinado por el Capital contable de la empresa.  Es decir Activo menos Pasivo dividido por el numero de acciones. 

 

Dividendo

 

Íntimamente ligado al concepto de acción esta el concepto Dividendo, el cual viene a ser la ganancia que le deja al accionista cada una de sus acciones. El dividendo es el resultado de dividir la utilidad neta por el numero de acciones en poder de los accionistas. La dirección suprema de una empresa también llamada Asamblea de accionistas tiene la facultad de decidir si todas las utilidades de la empresa se repartirán entre los accionistas o solamente lo será una parte , para dejar una porción destinada a menesteres relacionados con la empresa. La parte que la Asamblea autoriza repartir , dividida por el numero de acciones en poder de los accionistas recibe el nombre de Dividendo. Tomemos por caso que la Empresa XYZ  en su primer año de labores arrojo una utilidad neta de $300.000.oo; que su Asamblea de accionistas decidió dejar en la compañía para eventualidades futuras $100.000.oo y repartirle a los accionistas $200.000.oo. Como dijimos que hay 40.000 acciones en poder del publico a cada acción le corresponde un dividendo de $5.oo (200.000 / 40.000 ).

 

 

Otras acciones

 

Acciones en tesorería  Son acciones emitidas por la propia compañía y readquiridas mediante compra o donación. No se muestran en el activo de la compañía. Tampoco son un bien posible de valorizar o un derecho de propiedad del negocio. Al contrario,  vienen a ser  una reducción en los derechos de los accionistas. Porque constituyen una reducción en el numero y valor de las acciones en circulación.

 

Bonos

 

Decíamos arriba que acción es la participación de una persona en el capital de un negocio y por lo tanto quien tiene acciones es en parte propietario de la empresa. En cambio se denomina Bono al documento, o titulo valor, que representa una deuda de la empresa con el tenedor del bono. Dicho de otra forma: el Bono indica que la empresa le debe al portador una determinada cantidad de dinero expresada en el bono.

 

Entonces una de las formas como una empresa  logra que le presten dinero es haciendo una emisión de bonos por lo general a largo plazo que pude ser desde cinco años hasta treinta. Los tenedores de bonos reciben un interés fijo por su dinero durante el tiempo que dura la emisión. Supongamos que una empresa emite bonos por $1.000.000.oo para la contabilización tendrá en cuenta que recibe efectivo  en cuantía de $1.000.000.oo y al mismo tiempo adquiere una deuda con los tenedores por el mismo valor; luego la contabilización será del siguiente tenor :

 

Caja ................................1.000.000

   Bonos por pagar....................................1.000.000

 

 

 

Superávit 

 

El termino superávit viene asociado a las utilidades retenidas de la compañía. Quiere decir que aquellos utilidades que va generando la  empresa durante el año se van contabilizando en una cuenta que recibe el nombre de Utilidades retenidas , puesto que no han sido repartidas  a los accionistas, o, simplemente superávit

 

Categorías de superávit

 

* Por utilidades retenidas . Como ya dijimos este superávit se aumenta con las utilidades netas y se disminuye con la distribución de dividendos.

 

* superávit de capital

  

    **  Donado . Cuando la compañía recibe regalos o donaciones.

    **  Por reevaluación. Cuando el valor en libros de los activos se incrementa por acción de una reevaluación.

 

Es importante tener presente que el superávit no esta representado en dinero aunque en el balance se muestre una cifra considerable

 

 

Reservas de capital.

 

Cuando una empresa hace una emisión de bonos debe abrir una cuenta en su balance llamada Reserva de capital  destinada al pago u amortización de los bonos. Significa una restricción a los dividendos de acuerdo con los convenios suscritos con los tenedores de bonos. Existen otras reservas, como son

 

Reserva para contingencias. Refleja la creencia de la administración de que podrán presentarse necesidades de fondos para finalidades extraordinarias

 

Reserva para la reducción de precios de inventarios. Se hacen cuando hay la posibilidad de que las mercancías del inventario se vendan a precios inferiores a los que figuran en el balance.

 

Reserva para expansión. Indica el interés de la administración en utilizar fondos para adquirir nuevos activos

 

Hay que aclarar que las reservas no representan dinero, ni bienes tangibles. Los activos del negocio figuran en el lado les corresponde en el balance y no en sección que le corresponde a los accionistas

 

 La creación de reservas se hace mediante un cargo a las Utilidades retenidas ( no a otra  cuenta de superávit) y un crédito a la reserva de que se trate. Como no afecta ninguna cuenta de activo representa una porción segregada del superávit.

 

 

 

 2009/XII

XXXXXXXX

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